Achter de schermen - editie 28

11 achter de schermen november 2020 Hoe dan? deels over, van SharePoint naar Teams. SharePoint is wel een ingewikkelde omgeving, vindt Vervlossen. Teams is overzichtelijker en eenvoudiger. “Het moet wel functioneel en eenvoudig blijven. De leraren moe- ten de meeste tijd kunnen besteden aan het bege- leiden van de leerlingen, niet in ingewikkelde Share- Point-onderdelen als de Planner.” De SharePoint-pagina bevat alle informatie over de organisatie die voor iedereen beschikbaar is. Daarnaast hebben de scholen eigen SharePoint-pagina’s voor me- dewerkers, waarin materialen en werkgroepen staan, en pagina’s voor leerlingen, met snelkoppelingen naar bijvoorbeeld Basispoort. Binnen Prodas zijn de 24 scholen onderverdeeld in vier clustergroepen: Someren, Asten, Deurne-Noord en Deurne-Zuid. Binnen de clustergroepen wer- ken de scholen samen en delen ze informatie. “Op de homepage maken we onderscheid tussen de ‘need-to-know’-informatie die bovenschools wordt beheerd, zoals vacatures, informatie over een aanko- mende fusie, ons innovatiemagazine en de website van Werkplezier. Maar ook de ‘nice-to-know’-informatie valt er terug te vinden, zoals blogs en mededelingen.” Ook voor HR-onderwerpen kunnen de leraren terecht op de SharePoint-pagina. Bijvoorbeeld de Prodas-aca- demie, waar zij zich kunnen aanmelden voor trainin- gen. Ook is er toegang tot Esis, de presentatiesoftware Prowise, Topdesk (het meldingssysteem voor inciden- ten) en HR2Day, waar onder meer het loonstrookje en declaratieformulieren zijn te vinden. Via een single sign-on logt de leraar in op SharePoint en heeft hij direct toegang tot alle onderdelen, ook tot Outlook en OneDrive. Vanuit deze centrale om- geving start hij zijn dag. Vervlossen: “Vanwege deze persoonlijke inlog moeten leraren wel de discipline hebben om nooit en te nimmer hun bureau te verlaten zonder uit te loggen. Immers, als je bent ingelogd kan iedereen overal bij, ook bij leerlingengegevens. Daar- om loggen leraren in de klas op het digibord altijd in via een groepsaccount, niet met het privé-account.” Door het onderwijs op afstand tijdens de lockdown stapten de leraren snel over op Teams. Vervlossen “In een kleine twee weken hebben we voor alle groe- pen teams aangemaakt en kregen medewerkers webi- nars van Schoolupdate in het werken met de software. Daarbij ging het met name om videobellen en Class- room voor het plaatsen van de opdrachten.” De meeste veranderingen komen voort vanuit intrin- sieke motivatie of urgentiebesef. “Uniek aan Prodas is dat onze scholen redelijk autonoom zijn. Als ze voor de leerlingen met Google willen blijven werken, dan kan dat. Bij het bestuurskantoor hebben we als slogan: van ontzorgen naar faciliteren. We lossen geen problemen op maar denken samen na over de aanpak. Mijn groot- ste streven is mijn baan overbodig maken. Zover zijn we nog niet. We helpen ze om het zelf te doen.” Praktische tips Vervlossen heeft nog wel een aantal praktische tips voor de omgang met SharePoint. Zijn belangrijkste: begin leeg! “Dat merkte ik met de digitale fusie van drie scholen, met drie afzonderlijke SharePoint-pagina’s. We begonnen opnieuw met een compleet lege pagina en verzochten de scholen om alleen over te zetten wat zinvol is. Het nadeel van digitalisering is dat je makke- lijk te veel bewaart: wat heb je aan de vergaderversla- gen van de afgelopen tien jaar? De inrichting zou ik wel altijd met een professional doen die de juist vragen stelt, je begeleidt en ook direct het beheer van de rech- ten regelt. Het laatste wat je wilt, is een datalek!” De SharePoint-homepage combineert nuttige en leuke informatie.

RkJQdWJsaXNoZXIy ODQ5MjQ=